Administrativa

Job Title Administrativa Job Description Summary Misión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro. Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo eficiente y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro. Job Description 1. Gestión administrativa general Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro. Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital. Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento. Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones. Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia. Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro. 2. Gestión de facturas y proveedores Recepción y registro de facturas de proveedores. Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas. Preparación y distribución de facturas para su validación y firma. Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas. Gestión y actualización de bases de datos de proveedores. Solicitud y seguimiento de presupuestos. Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios. 3. Informes y control de información Elaboración de informes periódicos para la Gerencia. Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro. Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro. Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos. Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos. Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento. 4. Atención a operadores y proveedores Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro. Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios. Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas. Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores. Apoyo en la organización de reuniones y visitas. 5. Atención telefónica y presencial Atención y gestión de llamadas telefónicas. Recepción y atención de visitas. Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente. Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro. Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales. 6. Correspondencia y mensajería Recepción, clasificación y distribución de correspondencia. Preparación y envío de documentación. Gestión de servicios de mensajería y courier. Seguimiento de envíos cuando sea necesario. Control y archivo de justificantes de envío y recepción. 7. Comunicaciones internas Preparación y envío de circulares y comunicaciones dirigidas a operadores. Distribución de comunicaciones de Gerencia y otros departamentos. Actualización de listados de distribución. Seguimiento de confirmaciones o respuestas cuando sea necesario. Apoyo administrativo en la organización de reuniones y comunicaciones con operadores. 8. Apoyo a Gerencia Soporte administrativo directo a la Gerencia del Centro. Preparación de documentación y reuniones. Elaboración de presentaciones, informes y documentos. Organización y seguimiento de tareas administrativas solicitadas por Gerencia. Recopilación de información de los diferentes departamentos para la elaboración de informes. Seguimiento de asuntos pendientes y plazos administrativos. 9. Apoyo a Marketing y acciones del Centro Soporte administrativo en campañas, promociones y actividades organizadas por el Centro. Solicitud y seguimiento de presupuestos de proveedores. Coordinación administrativa con agencias y proveedores externos. Gestión de documentación y materiales necesarios para las acciones. Apoyo en la comunicación con operadores participantes en promociones y campañas. 10. Control de suministros y servicios de oficina Control del material de oficina y realización de pedidos. Seguimiento de los servicios generales de la oficina. Gestión administrativa de proveedores de telefonía, impresión, material, mensajería, etc. Comunicación y seguimiento de incidencias relacionadas con los equipos y servicios de oficina. 11. Archivo y gestión documental Organización y mantenimiento del archivo físico y digital. Control de versiones y actualización de documentación. Localización y suministro de documentación cuando sea requerida. Garantía de confidencialidad y correcto tratamiento de la información. 12. Otras funciones de soporte Apoyo puntual a otros departamentos del Centro en tareas administrativas. Elaboración de traducciones sencillas y documentación en inglés, cuando sea necesario. Colaboración en proyectos y tareas especiales de carácter administrativo. Realización de cualquier otra función administrativa relacionada con el puesto que pueda ser requerida por la Gerencia. Perfil y competencias: Experiencia previa en funciones administrativas, preferiblemente en retail, centros comerciales, inmobiliario, hospitality o entornos de servicios. Manejo avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel. Capacidad de organización y planificación. Atención al detalle y rigor en la gestión documental. Orientación al servicio y facilidad para el trato con diferentes interlocutores. Capacidad para trabajar con múltiples tareas y prioridades. Proactividad y autonomía. Buenas habilidades de comunicación. Capacidad de trabajo en equipo. Discreción y confidencialidad. Se valorará nivel de inglés. Cushman & Wakefield is an equal opportunity / affirmative action employer. All qualified candidates will receive consideration for employment without regard to ethnicity, gender, gender identity or expression, sexual orientation, age, disability, religion, marital status, or any other legally protected characteristic. Cushman & Wakefield is committed to equity in employment, and our goal is to have a diverse, inclusive and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need any other accessible accommodations during the hiring process, you are invited to bring this to the Talent Acquisition Advisor’s attention once they have made contact. INCO: “Cushman & Wakefield” — Published by Cushman & Wakefield. Apply on the employer's own posting.