Mercoledì con Stefano, direttore career service in università

08:30 — La Mediation Inbox

Stefano gestisce l'ufficio career service di un ateneo italiano di medie dimensioni — 8.000 studenti, 4 staff, un budget che non cresce. Mercoledì mattina apre la piattaforma sullo schermo dell'ufficio e parte dalla Mediation Inbox.

Ci sono 14 messaggi recruiter in attesa di review. Ognuno è un messaggio che un'azienda vuole mandare a uno o più studenti del suo ateneo. Prima di InTransparency, i recruiter o contattavano gli studenti direttamente via LinkedIn (niente supervisione) o mandavano email all'ufficio di Stefano chiedendo di inoltrare (lento, soggetto a errori, niente audit trail). Adesso ogni messaggio recruiter passa prima da qui.

Ne approva 12. Due li edita — uno aveva una RAL sotto il minimo nazionale per cui ha segnalato l'azienda, uno aveva una struttura contrattuale a tempo determinato non conforme alle regole del lavoro italiane per quel ruolo. Uno lo rifiuta del tutto (un pitch di multi-level marketing travestito da ruolo di vendita).

Tutto il giro prende 22 minuti. Ogni approvazione è loggata. Se uno studente o un genitore chiedesse mai come un recruiter ha avuto il loro contatto, la risposta è nell'audit log.

09:00 — Moderazione Offerte

Poi la coda di Moderazione Offerte. Sei job posting legati al suo ateneo sono in attesa di approvazione. Due sono di aziende con cui l'ufficio ha già convenzioni firmate — auto-approvate sulle nuove impostazioni della piattaforma che ha configurato il mese scorso. Quattro richiedono review manuale.

Una va bene. Una ha una descrizione che menziona "stage curriculare" ma offre un contratto di lavoro part-time — segnala l'azienda. Una è di un'azienda su cui l'ufficio ha avuto lamentele (hanno fatto ghosting agli studenti in un ciclo di stage precedente); la tiene in sospeso in attesa di una conversazione con l'azienda. Una è buona, e la approva.

10:00 — CRM Stage

Il kanban del CRM Aziende è il prossimo. Trascina due card da "Primo contatto" a "Convenzione in bozza" — entrambe sono aziende che hanno risposto all'outreach del mese scorso. Trascina una card da "Convenzione firmata" a "Stage in corso" — uno studente ha iniziato ieri in un'azienda di automazione a Brescia.

Il kanban è un sistema che prima erano tre fogli Excel e una mailbox condivisa. Adesso è una sola vista. La sua collega Chiara vede la stessa vista e aggiorna le sue card in parallelo. Non si sovrascrivono mai.

11:00 — La pipeline placement

La riunione del consiglio di venerdì ha bisogno di un aggiornamento sul placement. Nel vecchio workflow avrebbe mandato un'email alla segreteria, chiesto il foglio Excel, aspettato due giorni, fatto il pivot a mano.

Apre Pipeline Tirocini e tira fuori la vista live: 47 stage attivi, 12 che partono il mese prossimo, 8 completati il mese scorso. Per ogni stage completato vede le valutazioni intermedie e finali che il tutor e l'azienda hanno inviato, le ore loggate e qualsiasi flag emerso durante lo stage. Tre degli otto sono risultati in conversione a prima assunzione. Due dei tre si sono convertiti nell'azienda dove era avvenuto lo stage.

Esporta un CSV per il consiglio. Non perché la dashboard della piattaforma sia brutta, ma perché il rettore preferisce Excel. L'export è un click.

12:30 — Pranzo, e un'email

A pranzo riceve un'email da un recruiter di un system integrator di automazione vicino a Brescia. Vogliono intervistare uno studente ITS del secondo anno, Marco, che non è iscritto al suo ateneo (Marco è all'ITS Academy di Bergamo). Il recruiter chiede a Stefano se può presentarli al career office di Bergamo.

Stefano inoltra il contatto, poi annota la richiesta nella piattaforma. La piattaforma è costruita per tutto il panorama formativo — università, ITS Academy, scuole tecniche — e il suo collega di Bergamo usa lo stesso workflow. La presentazione è un'email di una riga invece di mezza giornata a capire chi gestisce cosa.

14:30 — Algorithm registry

Nel pomeriggio ha un check-in trimestrale con il DPO dell'università. Il DPO vuole vedere l'algorithm registry — il documento pubblico che spiega come il motore di matching ranka i candidati. Stefano lo apre. Il DPO legge, fa due domande sullo scoring di personalità (è opzionale e visibile allo studente prima di ogni match), e firma.

Il lavoro di conformità AI Act lo sta gestendo la piattaforma. Stefano non deve costruire un registry da zero o assumere un consulente legale per redigerlo per l'università.

Cosa è cambiato

Quello che è cambiato non è che Stefano lavora meno. Lavora su cose diverse. Le ore che prima venivano spese a riformattare fogli Excel e inoltrare email adesso vengono spese su outreach aziende, coaching studenti e le conversazioni di strategia placement che voleva avere da anni.

Il consiglio vede numeri reali, non un sondaggio. Gli studenti vedono recruiter vagliati. Le aziende vedono un punto di contatto unico. Lo staff vede la stessa vista.

Questa è la piattaforma dal career office.