Il workspace di Stefano cresce con la stagione: a settembre costruisce il network aziendale, in inverno firma le convenzioni, in primavera fa matching e mediazione, in estate raccoglie gli esiti. Questo è un mercoledì di metà ciclo — quattro tab in uso (Inbox di mediazione, Moderazione offerte, CRM aziende, Placement). Le altre stanno dove devono stare, fino a quando non serve aprirle.
08:30 — La Mediation Inbox
Stefano gestisce l'ufficio career service di un ateneo italiano di medie dimensioni, con uno staff piccolo e un budget che non cresce. Mercoledì mattina apre la piattaforma sullo schermo dell'ufficio e parte dalla Mediation Inbox.
L'ateneo ha attivato la revisione dei messaggi: è un'impostazione che la scuola accende o spegne da sola, su qualsiasi piano. Da allora ogni messaggio che un'azienda vuole mandare a uno studente dell'ateneo arriva prima qui, invece che direttamente allo studente. Prima di InTransparency, i recruiter o contattavano gli studenti direttamente via LinkedIn (niente supervisione) o mandavano email all'ufficio di Stefano chiedendo di inoltrare (lento, soggetto a errori, nessuna traccia).
Quasi tutti i messaggi in attesa li approva così come sono. Due li modifica: uno indicava una retribuzione sotto i minimi del CCNL, e Stefano lo segnala all'azienda; uno proponeva un contratto a tempo determinato che per quel ruolo non rispettava le regole del lavoro italiane. Uno lo rifiuta del tutto (un pitch di multi-level marketing travestito da ruolo di vendita).
Ogni decisione resta registrata. Se uno studente o un genitore chiedesse mai come un'azienda l'ha contattato, la risposta è nel registro.
09:00 — Moderazione Offerte
Poi la coda di Moderazione Offerte. Anche questa è una scelta dell'ateneo, attivata nelle impostazioni: gli annunci delle aziende convenzionate aspettano l'approvazione dello staff prima che gli studenti li vedano.
Uno va bene, e lo approva. Uno menziona "stage curriculare" nella descrizione ma offre un contratto di lavoro part-time: segnala l'azienda. Uno è di un'azienda su cui l'ufficio ha avuto lamentele (ha fatto ghosting agli studenti in un ciclo di stage precedente); lo tiene in sospeso in attesa di una conversazione con l'azienda.
10:00 — CRM Stage
Il kanban del CRM Aziende è il prossimo. Trascina due card da "Primo contatto" a "Convenzione in bozza" — entrambe sono aziende che hanno risposto all'outreach del mese scorso. Trascina una card da "Convenzione firmata" a "Stage in corso" — uno studente ha iniziato ieri in un'azienda di automazione a Brescia.
Il kanban è un sistema che prima erano tre fogli Excel e una mailbox condivisa. Adesso è una sola vista. La sua collega Chiara vede la stessa vista e aggiorna le sue card in parallelo. Non si sovrascrivono mai.
11:00 — La pipeline placement
La riunione del consiglio di venerdì ha bisogno di un aggiornamento sul placement. Nel vecchio workflow avrebbe mandato un'email alla segreteria, chiesto il foglio Excel, aspettato due giorni, fatto il pivot a mano.
Apre Pipeline Tirocini e tira fuori la vista live: gli stage attivi, quelli che partono il mese prossimo, quelli completati il mese scorso. Per ogni stage completato vede le valutazioni intermedie e finali che il tutor e l'azienda hanno inviato, le ore registrate e qualsiasi segnalazione emersa durante lo stage.
Esporta un CSV per il consiglio. Non perché la dashboard della piattaforma sia brutta, ma perché il rettore preferisce Excel.
12:30 — Pranzo, e un'email
A pranzo riceve un'email da un recruiter di un system integrator di automazione vicino a Brescia. Vogliono intervistare uno studente ITS del secondo anno, Marco, che non è iscritto al suo ateneo (Marco è all'ITS Academy di Bergamo). Il recruiter chiede a Stefano se può presentarli al career office di Bergamo.
Stefano inoltra il contatto, poi annota la richiesta nella piattaforma. La piattaforma è costruita per tutto il panorama formativo — università, ITS Academy, scuole tecniche — e il suo collega di Bergamo usa lo stesso workflow. La presentazione è un'email di una riga.
14:30 — Algorithm registry
Nel pomeriggio ha un check-in trimestrale con il DPO dell'università. Il DPO vuole vedere l'algorithm registry — la pagina pubblica che spiega come la piattaforma calcola i suoi punteggi. Stefano la apre. Il DPO legge e fa due domande: quali dati entrano nel punteggio, e come uno studente chiede la revisione di una persona.
Il registro lo pubblica InTransparency, quindi Stefano non deve scriverne uno da zero. Le valutazioni che spettano all'ateneo restano all'ateneo e al suo DPO.
Cosa è cambiato
Quello che è cambiato non è che Stefano lavora meno. Lavora su cose diverse. Le ore che prima venivano spese a riformattare fogli Excel e inoltrare email adesso vengono spese su outreach aziende, coaching studenti e le conversazioni di strategia placement che voleva avere da anni.
Il consiglio vede numeri reali, non un sondaggio. Gli studenti ricevono messaggi che l'ufficio ha già letto. Le aziende hanno un punto di contatto unico. Lo staff vede la stessa vista.
Questa è la piattaforma dal career office.